Laatimispäivä
30.9.2023
Rekisterinpitäjä
Yade Suomi Oy, y-tunnus: 2920897-2, info@yade.fi
Yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Roosa Nieminen, roosa@yade.fi, +358503360704
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste
Tietoja käytetään osakkeenomistajan tai asukkaan tunnistautumiseen, tilausten toimittamiseen ja taloyhtiön asiakassuhteen hoitamiseen.
Käsittely on lainmukaista, koska rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ja käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen (esimerkiksi taloyhtiön) oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.
Käsittelyn oikeusperuste on sopimus.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen (taloyhtiön) oikeutetut edut
Rekisterinpitäjällä, taloyhtiöllä tai kolmannella palveluntarjoajan taholla (esimerkiksi kirjanpitotoimisto) on seuraavat oikeutetut edut:
- Osakkeenomistajan tunnistaminen ja tietojen kohdistaminen tiettyyn osakkeenomistajaan
- Tietojen säilyttäminen ja kohdentaminen liittyen tiettyyn osakeryhmään, osakkeenomistajaan tai vastaavaan tahoon.
- Oikeushenkilöiden tunnistaminen
- Suorittaa lainmukaiset velvoitteet
- Tilausten toimittaminen, kuten isännöitsijäntodistukset
- Palkkioiden maksu ja tietojen toimittaminen tulorekisteriin
- Kululaskujen maksaminen
Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia tietoja:
- Nimi
- Osoite
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Syntymäaika
- Sosiaaliturvatunnus (tarvittaessa)
- Omistusosuus
- Tilinumero (tarvittaessa)
- Verokortti ja veroprosentti (tarvittaessa)
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus
Tietoja käytetään muun muassa Asunto-osakeyhtiölain tehtävien sekä isännöintisopimuksen mukaisten tehtävien täyttämiseen.
Tietojen siirto kolmansiin maihin ja tietojen käsittelijät
Ensisijaisesti tietoja säilytetään EU:n sisäpuolella olevissa tietokannoissa, mutta joitain tietoja saatetaan säilyttää EU:n ulkopuolella olevissa palvelimissa.
Tietoja käsitellään käyttämissämme ohjelmistoissa. Alla listaus käyttämistämme ohjelmistoistamme, käytön tarkoitus ja palvelinten sijainti.
| Ohjelmisto/tiedon käsittelijä | Käyttötarkoitus | Palvelinten sijainti | |
| Google Workspace | Asiakaspalvelu, kommunikointi, tiedon välitys | Eurooppa | Google Privacy Policy |
| AWS Amazon | tietokanta | Eurooppa (Saksa, Frankfurt) | AWS Amazon Privacy Notice |
| Render | palvelin | Eurooppa (Saksa, Frankfurt) | Render Privacy |
| Monday | tehtävien hallinta | Amerikan Yhdysvallat | Monday Privacy Policy |
| Visma Fivaldi | Kirjanpito, vastikevalvonta, ostolaskujen käsittely ja maksatus | Eurooppa | Visma Trust Centre Fivaldi |
| Visma Sign | Dokumenttien allekirjoitus | Eurooppa | Visma Trust Centre Visma Sign |
| SignHero | Dokumenttien allekirjoitus | Eurooppa | SignHero Privacy Policy |
| Sejda | Pdf-dokumenttien muokkaus | Amerikan Yhdysvallat, Eurooppa, muu maailma | Sejda Privacy Policy |
| Postmark App | Viestien lähetys | Amerikan Yhdysvallat | Postmark App Privacy |
Keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä
Tietojen omistajalla on oikeus saada tietoonsa hänestä tallennetut tiedot.
Rekisteröidyllä on oikeus saada kopio hänestä tallennettuihin henkilötietoihin ja siten oikaista tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus poistaa, rajata, vastustaa tietojen käsittelyä tai peruuttaa tietojen käsittelyn suostumus, jos se ei vaaranna lain tai sopimuksen mukaista velvoitteiden täyttämistä.
Tietojen säilyttämisaika
Tietoja säilytetään sen ajan, kun se palveluntuottamisen kannalta on tarpeen ja lain vaatiman ajan.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.
Saadut tiedot
Osa henkilötiedoista on saatu edellisen isännöintipalveluntarjoajan rekisteristä sekä Maanmittauslaitokselta.
Tehdäänkö tiedoilla automaattista päätöksentekoa tai profilointia
Tietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
