Menu
Jokaisen kiinteistömanagerimme selkärankaan on opetettu tehtävien kirjaaminen toiminnanohjausjärjestelmäämme ensi sijassa: päivittäiseen työntekoon kuuluu tehtävien tärkeysjärjestykseen asettaminen ja automaattimuistutukset varmistavat asioiden loppuun viemisen. Ei ole laisinkaan tavatonta, että saamme uusilta asiakkailtamme palautetta: ”Vihdoinkin jotain tapahtuu!”
Kolme P:tä: prosessit, prosessit, prosessit. Me emme olisi mitään ilman prosessejamme, joilla varmistamme että asiat menevät eteenpäin. Esityslistan kokoukseen toimitamme 3-5 päivää ennen kokousta, valmiin pöytäkirjan toimitamme enintään 5 työpäivää kokouksesta, jonka jälkeen aikataulutamme välittömästä päätetyt asiat toiminnanohjausjärjestelmäämme. Uuden asiakkaan sisääntullessa noudatamme Yadetaloksi-prosessia, jossa käännämme kaikki kivet ymmärtääksemme uuden asiakkaamme tarpeet ja ominaisuudet autopaikan hallinnasta ilmalämpöpumpun asennuksen ohjeisiin. Sisäistetyt prosessit mahdollistavat rennon otteen ja hyvän fiiliksen. Prosessi on ystävä <3
Kiinteistömanagerimme saa kiinni suoralla puhelinnumerolla tai omasta sähköpostista – ja ihan oikeasti. Hallituksen kanssa meillä on myös pikaviestintäkanava, jolla hoituu esimerkiksi kokousten aikavaraukset tai muut nopeat kommentoitavat asiat. Meistä et kuule tarinoita, jossa vastausta ei kuuluu useiden muistutustenkaan jälkeen. Vastaamme kaikkiin viesteihin 1-3 työpäivän kuluessa ja puhelimeen vastaamme heti tai ollessamme varattuna, soitamme takaisin päin heti vapauduttuamme. Soita tai mailaa: täällä ollaan!
Kiinteistömanagerin arkeen kuuluu päivittäisten tehtävien jatkuva asettaminen tärkeysjärjestykseen. Käytännössä tämä mentaliteetti ja joustavuus mahdollistaa sen, että pystymme reagoimaan kiireellisiin asioihin nopealla aikataululla. Vahinkoasiat ja asumista merkittävästi haittaavat ongelmat hoidetaan eteenpäin ilman viiveitä, jotta osakkaiden arki voi jatkua mahdollisimman pian ilman ylimääräisiä häiriötä. Reagoimme nopeasti, koska tiedämme, että tilanteet muuttuvat ja joustavuus on tehokasta.
Hyvässä yhteishengessä asioiden eteenpäin vieminen on kivaa! Hyvä yhteishenki, keskinäinen kunnioitus ja yhteistyön pelisäännöt takaavat sellaisen työympäristön, jossa tekemisen ilo ei pääse unohtumaan. Hankalien ja raskaiden asioiden kohtaaminen helpottuu, kun yhteinen luottamus on rakennettu. Kohtaamme myös asukkaat ja osakkaat ihmisinä niin, että olemme valmiit selittämään ja perustelemaan välillä vaikeasti ymmärrettävät taloyhtiön toimintatavat. Uskomme siihen, että hyvä ihmisläheinen ympäristö takaa loistavan lopputuloksen!
Joskus taloyhtiön päätökset voivat tuntua mielivaltaisilta esimerkiksi vastuunjakoon tai vahinkojen korjaamiseen liittyvissä asioissa, etenkin jos ne tuntuvat yksittäisen osakkaan etujen vastaisilta. Meille on tärkeää kertoa päätöksen taustat ja perusteet osakkaille, jotta kaikilla on mahdollisuus ymmärtää miksi taloyhtiö toimii kuten toimii. ”Asia nyt on vain näin” on hyvä käyttää vain silloin, jos sen tueksi pystyy myös kertomaan esimerkiksi Asunto-osakeyhtiölain tai jonkin muun perusteen. Taloyhtiön asiat eivät aina ole helppoja, mutta empaattisuus, ymmärryksen hakeminen ja avoin keskustelu yleensä helpottavat vaikeiden asioiden käsittelyä.
Meille digitaalisuus on jo sanomattakin selvää: asiakkaittemme arkistot ovat täysin digitaalisessa muodossa ja hallituksen saatavilla 24/7. Etä- ja hybridikokoukset ovat meille arkipäivää, hallituksella on täysi näkyvyys kirjanpitoon ja taloyhtiön talouteen lasku-tasolla. Yadelmasta löytyy tarvittavat tiedot ja ohjeistukset asukkaille ja osakkaille, osakkaat pääsevät näkemään vastikemaksutilanteensa, mittarikulutustiedot ja tekemään muutostyöilmoitukset. Hallitus näkee taloyhtiön täyden arkiston lisäksi työjonossa ja työn alla olevat taloyhtiön tehtävät. Kehitämme Yadelmaa jatkuvasti eteenpäin automatisoiden prosesseja vapauttaen kiinteistömanagerin aikaa enemmän asiakkaillemme arvoa tuottaviin tehtäviin.
Digitaalisuuden mainostaminen tuntuu meille jo hieman itsestäänselvyydeltä, mutta jottei jää epäselväksi: digi on meille ja asiakkaillemme arkipäivää, mutta pidämme myös ihmiskontaktia ja live-kohtaamisia tärkeinä!
Meille on tärkeää tutustua uuteen asiakkaaseen hyvin jo heti ensi metreiltä lähtien. Yadetaloksi-prosessissamme selvitämme uuden asiakkaan erityispiirteet ja normaalit käytännöt esimerkiksi autopaikkavarausten suhteen sekä otamme kopin avoinna olevista tehtävistä. Siirtoon kuuluu kohteen tutustumisen lisäksi myös arkiston digitointi ja järjestely hallitukselle avoimeen sähköiseen arkistoon. Siirron päätteeksi asiakas saa Health Check:n, jossa arvoidaan hallinnon nykytilaa ja esitetään parannusehdotukset tulevaa varten. Hyvin tehdyn pohjatyön jälkeen taloyhtiön arjen pyörittäminen sujuu muitta mutkitta ja hyvässä hengessä!
