Yleensä taloyhtiön hallitus kilpailuttaa isännöitsijän hakiessaan esimerkiksi parempaa palvelua tai hinta-laatusuhdetta. Isännöitsijän kilpailutus ei ole hankalaa, mutta tarjousten vertailussa tulee olla tarkkana. Keräsimme muutamat vinkit hallitukselle isännöitsijätoimiston kilpailuttamista varten.
Mitä tietoja tarjouspyynnössä kannattaa olla?
Tarjouksia pyydettäessä kannattaa kertoa taloyhtiön perustiedot, kuten taloyhtiön nimi, huoneistojen ja muiden osakeryhmien määrä, rakennusvuosi, osoite sekä viimeisimmät urakat ja tiedossa olevat urakat. Lisäksi olisi hyvä kertoa, mitä hallitus toivoo uudelta isännöintikumppaniltaan, kuten esimerkiksi avoimempaa hinnoittelua, parempaa tavoitettavuutta ja nopeampaa reagointia. Kyseiset tiedot voi kuvata sähköpostiviestissä tai erillisessä tarjouspyynnössä. Kannattaa myös kertoa mihin mennessä tarjouksia halutaan ja kuka toimii mahdollisten lisätietojen yhteyshenkilönä.
Tarjouksia pyytäessä suosittelemme lähettämään seuraavat dokumentit:
- Viimeisin vahvistettu tilinpäätös ja toimintakertomus
- Yhtiöjärjestys
- Taloyhtiön korjaushistoria ja hallituksen kunnossapitotarveselvitys
- Isännöitsijäntodistus (ei välttämätön)
Kyseisistä dokumenteista isännöintitoimisto saa olennaiset tiedot taloyhtiöstä ja tiedot tarjouksen antamista varten. Tilinpäätös ja toimintakertomus kertoo taloyhtiön taloudellisesta tilasta sekä antaa viitteitä hallinnon tilasta, yhtiöjärjestys kertoo taloyhtiön ominaisuuksista ja korjaushistoria ja kunnossapitotarveselvitys viitteitä kunnossapitotarpeesta ja tulevista urakoista.
Kuinka monelle toimijalle tarjouspyyntö tulee lähettää?
Suosittelemme lähettämään tarjouksia 3-5 eri toimijalle. Toimijoita kannattaa karsia etukäteen esimerkiksi tutustumalla tarjoajien nettisivuihin.
Mistä löydän erilaisia isännöintitoimistoja?
Hyvä paikka tutustua eri isännöintialan toimijoihin on Hae isännöintiä -palvelu: https://haeisannointia.fi/
Miten vertailen tarjousten sisältöä ja hintoja?
Tarjousten sisältö ja hinnoittelumallit voivat erota toisistaan olennaisesti. Erityisesti hinnoittelumallin osalta voi olla hankalaa arvioida tarjouksen vuosittaista kokonaishintaa, jollei sitä ole erikseen tarjouksessa arvioitu. Palvelun laadun kannalta ei paras tarjous välttämättä ole se, missä kiinteään hintaan sisältyy eniten asioita.
Hinnoittelun ja sisällön osalta kannattaa pohtia seuraavia kysymyksiä:
- Mihin kyseinen hinnoittelumalli motivoi isännöintiyritystä toimimaan? Edistääkö kyseinen hinnoittelumalli taloyhtiön asioiden eteenpäin viemistä?
- Onko hinnoittelumalli avoin ja selkeä? Onko sen perusteet ymmärrettävissä?
- Onko isännöinnin laskutus hallituksen tarkistettavissa etukäteen ja myös jälkikäteen?
- Onko tarjouksessa annettu vuosittaisen kustannuksen kokonaisarvio?
- Onko hinnoittelumalli kestävällä pohjalla niin, että se edesauttaa taloyhtiön toimintaa myös pitkässä juoksussa?
Mitä tarkastaa nykyisestä sopimuksesta?
Nykyisestä sopimuksesta tulisi tarkistaa sopimuksen irtisanomisaika. Yleensä irtisanomisaika on 3 kuukautta, mutta myös pidempiä irtisanomisaikoja voi esiintyä.
Milloin isännöitsijän vaihto kannattaa tehdä?
Hyvä aika isännöinnin vaihdolle on tilikauden vaihtuminen, mutta vaihto onnistuu loistavasti myös muina ajankohtina. Suosittu ajankohta on myös yhtiökokouksen jälkeen keväästä syksyyn. Jos isännöinti vaihtuu syys-joulukuussa, saattaa tilikauden tilinpäätöksen tekemisestä tulla lisäkuluja, mutta joskus kyseiset lisäkulut saattavat olla pieniä otettaessa huomioon vaihdon tuomat edut.
Kerronko nykyiselle isännöitsijälle kilpailutuksesta?
Kilpailutuksesta ei tarvitse kertoa nykyiselle toimijalle, jollei halua myös kyseiseltä yritykseltä tarjousta. Yleensä kilpailutuksen hoitaa hallitus ilman nykyistä isännöitsijää.
Miten nykyinen isännöintisopimus irtisanotaan?
Nykyinen isännöintisopimus kannattaa irtisanoa sen jälkeen, kun uusi isännöintitoimisto on valittu ja sopimus uuden toimiston kanssa tehty. Tätä ennen on ollut hyvä varmistaa irtisanomisaika. Irtisanominen kannattaa aina tehdä kirjallisesti ja hyvä ja reilu tapa on myös soittaa ennen kirjallista ilmoitusta nykyiselle toimijalle ja kertoa syyt avoimesti ja reilusti.
Miten isännöinnin vaihto etenee?
Uusi isännöintitoimisto yleensä ottaa täyden kopin isännöinnin vaihdosta ja hoitaa vaihdon nykyisen toimiston kanssa hyvässä hengessä. Hallitus voi rentoutua asian suhteen ja odottaa innolla uuden yhteistyön alkamista!
Miten saada Yadelta tarjous isännöinnistä?
Voit laittaa meille tarjouspyynnön suoraan oheisen linkin takaa: https://yade.fi/tarjouspyynto/
