Asunto-osakeyhtiössä järjestetään yleensä kerran vuodessa niin kutsuttu “varsinainen yhtiökokous”, jossa päätetään taloyhtiön olennaisista asioista. Etenkin ensiasunnon ostajalle yhtiökokous voi olla uusi kokemus ja avaamme tässä jutussa muutamia olennaisia tietoja taloyhtiön varsinaisesta yhtiökokouksesta.
Mikä on varsinainen yhtiökokous?
Varsinainen yhtiökokous on kaikille osakkeenomistajille järjestettävä kokous, jossa esitetään muun muassa edellisen vuoden tilinpäätös sekä päätetään kuluvan vuoden talousarviosta. Yhtiökokous on tilaisuus, jossa jokaisella osakkeenomistajalla on oikeus vaikuttaa taloyhtiön tärkeisiin päätöksiin, kuten taloyhtiön talouteen. Varsinainen yhtiökokous eroaa muista yhtiökokouksista siten, että kokouksen esityslistalla tulee olla Asunto-osakeyhtiölain sekä taloyhtiön yhtiöjärjestyksen määräämät asiat.
Miksi osallistua?
Taloyhtiö on pieni demokratia, jossa päätöksenteko on parhaimmillaan silloin, kun mahdollisimman moni osallistuu päätöksentekoon. Kokoukseen kannattaa osallistua myös silloin, vaikka kokouksessa ei olisi odotettavissa suuria tärkeitä päätöksiä tai vaikka itsellä ei olisi mielipidettä tai kantaa esitettäviin asioihin. Varsinainen yhtiökokous toimii pääasiallisena tiedonlähteenä sille, mitä taloyhtiössä on meneillään ja miten ja ketkä taloyhtiön asioita hoitaa. Kokoukseen osallistuminen on hyvä tapa pitää huolta omasta omaisuudesta ja siten vaikuttaa pitkällä tähtäimellä oman huoneiston arvonnousuun.
Kokoukseen kannattaa myös osallistua, vaikka ei ymmärtäisi edes puolia yhtiökokouskutsun asioista. Oppimista tapahtuu altistamalla itseään asioille, vaikkei asioita erikseen opiskelisikaan. Muutaman yhtiökokouksen jälkeen sitä voi huomata olevansa jo huomattavan paljon enemmän kärryillä siitä mistä puhutaan!
Miten kokoukseen tulisi valmistautua?
Kokoukseen ei tarvitse välttämättä valmistautua yhtään mitenkään, mutta seuraavat asiat kannattaa huomioida etukäteen:
- Mahdolliset valtakirjat muilta osakkeenomistajilta
- Yhtiökokouskutsussa vaaditut ilmoittautumiset tai rekisteröinnit
- Henkilöllisyystodistus fyysisesti järjestettävään kokoukseen
Hyvä tapa on lukea tai vähintään silmäillä yhtiökokouskutsu sekä sen liitteet hyvissä ajoin ennen kokousta. Joskus kokouskutsussa voi olla pyyntö ilmoittautua tai rekisteröityä etänä pidettävään kokoukseen, joka on hyvä tiedostaa ennen mahdollisten määräaikojen sulkeutumista.
Samassa osoitteessa asuvat puolisot voivat edustaa toisiaan ilman valtakirjaa, mutta muussa tapauksessa kokoukseen osallistuvalla osakkeenomistajalla tulee olla valtakirja kaikilta muilta saman osakeryhmän omistajilta.
Henkilöllisyystodistus kannattaa ottaa mukaan fyysisesti pidettävään yhtiökokoukseen. Kokouksessa voidaan tunnistaa osakkeenomistajat katsomalla henkilöllisyystodistukset.
Mitä kokouksessa päätetään?
Yleensä varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään ja päätetään seuraavat asiat:
- Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastaja/-t ja ääntenlaskija/-t
- Esitetään edellisen tilikauden tilinpäätös ja toimintakertomus
- Esitetään tilintarkastus- tai/ja toiminnantarkastuskertomus
- Vahvistetaan edellisen tilikauden tuloslaskelma sekä tase
- Päätetään taseen osoittaman voiton tai tappion käyttämisestä
- Päätetään hallituksen ja isännöitsijän vastuuvapaudesta
- Esitetään taloyhtiössä suoritetut merkittävät kunnossapito- ja muutostyöt (eli remontit)
- Esitetään hallituksen kunnossapitotarveselvitys seuraavalle viidelle vuodelle
- Esitetään ja vahvistetaan talousarvio sekä vastikkeet
- Valitaan hallitus
- Valitaan tilintarkastaja ja/tai toiminnantarkastaja
- Päätetään hallituksen palkkioista
- Päätetään tilintarkastajan palkkioista
Yleensä varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään myös seuraavista asioista, vaikka ne eivät yleensä ole pakollisia:
- Päätetään hallituksen valtuuksista nostaa tai jättää nostamatta enintään kahden kuukauden hoitovastikkeet taloudellisen tilanteen niin vaatiessa
- Päätetään pääomavastikkeiden, urakoiden hankeosuuksien ja lainaosuussuoritusten rahastoinnista
Yhtiökokouksessa voidaan myös päättää esimerkiksi urakoiden aloittamisesta ja rahoittamisesta, järjestyssäännöistä, taloyhtiön tupakkakiellosta tai muista olennaisista asioista. Yhtiökokouksessa päätettävien asioiden vaatimus on, että ne tulee olla ilmoitettu etukäteen yhtiökokouksen kutsun mukana tulleessa esityslistalla. Kokouksessa ei voida lisätä uusia asioita yhtiökokouslistalle.
Mitä erilaisia rooleja yhtiökokouksessa on?
Kokouksen puheenjohtaja
Kokouksessa valitaan aina kokouksen puheenjohtaja. Yleensä kokouksen puheenjohtajaksi valitaan hallituksen puheenjohtaja, joka avaa yhtiökokouksen ja toimii kokouksen puheenjohtajana ennen kuin kokouksen varsinainen puheenjohtaja on valittu. Kokouksen puheenjohtajana voi myös toimia isännöitsijä/kiinteistömanageri tai vaikeissa ja haastavissa kokouksissa erikseen palkattu lakimies.
Kokouksen sihteeri
Kokouksen sihteeriä ei varsinaisesti valita, vaan valittu kokouksen puheenjohtaja kutsuu henkilön toimimaan kokouksen sihteerinä. Yleensä kokouksen sihteerinä toimii isännöitsijä/kiinteistömanageri, joka on etukäteen valmistautunut kyseiseen tehtävään.
Pöytäkirjantarkastaja/-t
Pöytäkirjantarkastajia voi olla yksi tai useampi. Heidän tehtävänään on tarkistaa eli lukea pöytäkirja kokouksen jälkeen ja vahvistaa allekirjoituksillaan sen vastaavan kokouksen kulkua ja pitävän sisällään kaiken olennaisen. Jos pöytäkirjassa on kommentoitavaa tai lisättävää, kommentoi tarkastaja siitä sihteerille, joka muokkaa pöytäkirjaa kommenttien mukaisesti. Valmis pöytäkirja allekirjoitetaan kokouksen puheenjohtajan, pöytäkirjantarkastajan tai -tarkastajien sekä yleensä myös sihteerin toimesta.
Ääntenlaskija/-t
Ääntenlaskijat valitaan sen varalta, jos kokouksessa suoritetaan äänestys. Ääntenlaskijat varmistavat nimensä mukaisesti, että annetut äänet on laskettu oikein ja siten äänestystulos on oikea. Ääntenlaskijoita voi olla yksi tai useampia. Yleensä tapana on valita pöytäkirjantarkastajat toimimaan myös ääntenlaskijoina.
Miten kokouksessa käyttäydytään?
Kokouksessa puheenvuorot jakaa kokouksen puheenjohtaja. Etäkokouksissa tämä voidaan toteuttaa etäkokousohjelman “nosta käsi” -toiminnolla tai muulla yhdessä sovitulla tavalla. Yleensä paikan päällä pidettävässä kokouksessa puheenvuoro saadaan nostamalla käsi ylös.
Muuten kokouksessa käyttäydytään muita kunnioittaen. Yleensä kokouksen puheenjohtaja luo kokouksen tunnelman ja kulttuurin, minkä mukaan kokouksessa käyttäydytään.
Kannattaako asettua ehdolle hallitukseen?
Ehdottomasti! Meidän suosituksemme on rohkeasti mennä hallitukseen, vaikka taloyhtiömaailma ei olisi vielä tuttua. Hallitus on paras paikka oppia oman taloyhtiön asioita, tutustua naapureihin ja rikastuttaa monella tapaa omaa kokemuspalettia. Hallituspesti kestää kerrallaan yleensä noin vuoden, ja hallituksesta voi jättäytyä vuoden jälkeen pois, jos kokee ettei hallitustyö ollutkaan oma juttu.
Varoituksena vain: yleensä hallitustyöhön jää koukkuun ja huomaat jatkavasi myös tulevissa hallituksissa!
